Votre collaborateur pose une question — Brain trouve la réponse dans Vos règlements, instructions et SOP. Avec le lien vers le document et le paragraphe. Sans « je demande à Claire » ni recherche dans 50 dossiers.
Quatre fuites de temps qui se produisent à chaque équipe de service. Pas dramatique prises isolément, mais cumulées sur un mois — ce sont des dizaines d'heures de chefs d'équipe et de tuteurs.
Trois scénarios réels issus d'un pilote dans un réseau de cafés. Chaque réponse de Brain arrive avec une indication d'origine — Votre collaborateur n'a pas à Vous croire sur parole, il peut ouvrir la source.
Brain lit les documents dans les formats où ils sont stockés chez Vous — Word, PDF, Excel, tableurs, scans PDF avec reconnaissance. Au démarrage nous parcourons Vos dossiers ensemble et marquons ce qu'il faut indexer.
Brain ne fait pas que chercher par mots. Chaque document est découpé en fragments porteurs de sens, indexé et relié dans un graphe. La requête est traitée par un LLM, mais uniquement avec ce qu'il a trouvé dans Vos documents — sans hallucination.
Word, PDF, Excel, Confluence, Notion, Google Docs. Scans et photos de règlements — via OCR. Le document est découpé en fragments porteurs de sens (2 à 5 paragraphes), chacun reçoit ses métadonnées.
Les fragments sont convertis en vecteurs (embedding). En parallèle, un graphe de relations se construit : « ce SOP annule celui-là », « cette instruction concerne ce rôle ». La mise à jour d'un document marque automatiquement les anciennes versions comme obsolètes.
La question est convertie en vecteur similaire et confrontée aux fragments. Le rôle du collaborateur, le point de vente et l'actualité du document sont pris en compte. Seul ce à quoi il a accès remonte dans la réponse.
Le LLM formule la réponse uniquement à partir des fragments trouvés. Chaque affirmation clé est accompagnée d'un lien vers le document et le paragraphe — vérifiable. S'il n'y a pas de données — Brain écrit « je ne sais pas », il n'invente pas.
Brain reconnaît qui pose la question (via SSO ou code invité d'équipe de service) et sélectionne les sources selon le rôle. Un nouveau ne recevra pas de réponse issue du règlement financier, et un responsable de point de vente n'en recevra pas issue de l'onboarding du stagiaire.
Pilote sur 10 à 20 collaborateurs et Vos documents. Chaque semaine — un résultat concret que Vous pouvez toucher et mesurer. Si à la troisième semaine l'effet n'est pas visible — nous ne déployons pas plus loin, point.
Nous parcourons avec Vous Google Drive, la messagerie, Confluence, SharePoint. Nous marquons ce qu'il faut indexer et ce qui ne doit pas l'être (brouillons, personnel). Nous configurons les connecteurs et lançons la première indexation.
Nous paramétrons l'accès par rôle : qui voit quoi. Nous passons 50 à 100 questions de contrôle, retravaillons les documents aux formulations bancales. Nous branchons l'interface que Vos collaborateurs utiliseront (web, Telegram, widget).
Brain en production pour les 10 à 20 collaborateurs du groupe pilote. Sur le dashboard du responsable des processus — le top des questions, là où Brain a dit « je ne sais pas » (les trous), les SOP cités et les SOP morts. Rapport final du pilote — avec Vos chiffres.
Les documents de l'entreprise ne sont pas du genre à envoyer dans des chatbots publics. Brain propose trois modes de déploiement selon le niveau de confidentialité : de notre cloud à Votre périmètre entièrement isolé.
Le dashboard pour les responsables de processus donne une image vivante : ce que Vos collaborateurs demandent le plus souvent, là où Brain répond « je ne sais pas » — ce sont les trous de la documentation. Quels SOP n'ont jamais été cités — ce sont des documents morts. La base cesse d'être une archive et devient un outil — Vous voyez où la faire évoluer.
Les droits sont rattachés aux rôles AD/SSO. Les finances ne sont pas visibles pour un stagiaire, les documents RH — pour les RH et les responsables uniquement. Journal des requêtes — qui a demandé quoi, avec quelles sources.
Vos documents ne partent pas dans les jeux d'entraînement de modèles tiers. L'infrastructure d'embedding est la nôtre ou la Vôtre — au choix. Les documents bruts ne sont jamais envoyés en entier à des API tierces.
Chaque réponse de Brain est conservée avec l'ensemble exact de fragments qui l'ont produite. La responsabilité du règlement reste à l'auteur du document — Brain ne fait que trouver le bon endroit.
Un point de vente, 10 à 20 collaborateurs, Vos documents. En 3 semaines Vous verrez sur quelles questions Brain ferme 80 % des appels au chef — et quels documents chez Vous demandent une réécriture depuis longtemps.
